Chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện họp báo

Một buổi họp báo thông thường sẽ nên trải qua đa số bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ phải làm các việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

đích đến của các nhà báo khi tham dự một buổi họp báo đó là khám phá kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp thêm cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng một số thông tin từ buổi họp báo này là một vài thông tin chính xác nhất. Nếu thông tin của bạn là thông tin về nội dung được những người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo bởi lẽ chắc chắn sẽ không hề ít nhà báo đến tham gia event này đâu.

cong ty to chuc su kien tat nien

2. Buổi họp báo được thực hiện tại đâu

Hiện nay có không hề ít lựa chọn cho đơn vị tổ chức lựa chọn, bạn chỉ cần lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là nên có không gian, tạo thứ kiện tốt để các phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham gia họp báo bạn cần đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. hoàn hảo bạn phải gửi email tới cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 tới 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để các nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một cách thức thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn cần phải có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của một vài người này phải bạn nên có một cuộc gặp với nhiều người có bài nói chủ yếu, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng một vài bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong một số lần họp báo tiếp theo.