03 nội dung phải ghi nhớ khi quản lý khách mời tham dự event

Khách mời là một phần không thể thiếu khi tổ chức một event. Chính bởi vì thế khi thực hiện bất kì một sự kiện nào đi chăng nữa, dù quy mô lớn hoặc nhỏ thì bạn cũng đặc biệt chú ý đến việc quản lý khách mời đến tham dự sự kiện. Việc này không thể làm qua loa được mà cần phải có nội dung rõ ràng. Vậy khi quản lý khách mời tham dự sự kiện bạn cần phải nắm các nội dung gì? Để có thể làm tốt điều này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

cong ty to chuc su kien tat nien

Khách mời tham gia event gồm các đối tượng nào?

Nếu như bạn là người chịu trách nhiệm về event thì bạn nên có một buổi làm việc với khách hàng để có thể lọc ra danh sách khách mời tham gia sự kiện. Sau khi làm việc với khách hàng bạn sẽ có một list ban đầu với khá chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức hàng đầu nên được gút lại trước khi event diễn ra khoảng hai ngày.

Có khu vực để khách tới check in

Hầu hết các khách mời khi tham gia bất kì sự kiện nào cũng đều muốn check in sự kiện mà mình đến bởi vì thế hãy sắp xếp một khu vực riêng để khách mời có không gian check in riêng. Nếu như event của bạn có sự tham dự của khách VIP hoặc là giới truyền thông bởi đây là những nhân vật cần được quan tâm nên cần sắp xếp một bàn riêng cho các nhân vật này. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được trường hợp khách tới vào cùng một lúc.

Đảm bảo an toàn cho toàn thể khách mời tham gia event

dich vu to chuc le khai truong

Nếu sự kiện của bạn được tổ chức trong một nhà hàng thì việc quản lý khách mời rất dễ dàng nhưng nếu địa điểm là khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề dễ dàng. Bởi vì tại đó diện tích không lớn, ánh sáng mờ không gian nhỏ hẹp, bàn ghế sắp xếp không theo một trình tự nhất định nên chúng ta cần bố trí thật nhiều bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình buổi tiệc diễn ra. Đối với không gian này bạn nên chú ý thiết kế một đường đi nhỏ giữa những khu vực để khi khách được mời lên tham dự những hoạt động dễ dàng. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc là cửa ra vào luôn phải thông thoáng.