5 điều bạn cần chuẩn bị trước khi tham dự tổ chức sự kiện

Sự hoạt động một cách trơn tru với cả ekip không phải là điều dễ dàng. Nhất là đối với ekip event, khi mà có khá nhiều hoạt động và công đoạn phải thực hiện. Dưới đây là 3 gợi ý để bạn có thể giúp kết hợp ekip sự kiện hoàn hảo.

tổ chức tết trung thu cho các bé

Chuẩn bị hoàn chỉnh những công cụ hỗ trợ cho việc liên lạc với team của sự kiện

Bộ đàm là vật dụng cần thiết không thể thiếu trong suốt quá trình diễn ra event, đặc biệt là 5 Event lớn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh lẹ. Bạn nên tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường.



Họp phân công thực hiện nhiệm vụ tại hiện trường event

Phân công nhiệm vụ ở hiện trường có lẽ là bước chủ yếu nhấtbước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế. Bạn hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý đến phần việc của những người khác để kịp thời hỗ trợ khi cần thiết, tại vì thực hiện một sự kiện hoàn hảo là kết quả của cả tập thể đoàn kết. có sự tương tác khi làm việc, đồng thời tránh gây ra rủi ro cho sự kiện.

tại mỗi địa điểm thực hiện event thì văn hóa mỗi đối tác sẽ khác nhau. Chúng ta nên tích cực xây dựng và duy trì mạng lưới nhà cung cấp gắn kết cùng công ty, hạn chế làm chung với một số bên mà chưa hiểu gì về họ. Ngay ở hiện trường cũng có khá nhiều phương pháp để cùng làm việc hòa hợp với nhà cung cấp để đem lại hiệu quả cao nhất cho sự kiện

to chuc le khai truong showroom

Khả năng kiểm soát 3 nguy cơ thất bại, giải quyết mọi sự cố trong sự kiện của sự kiện Manager

Để kiểm soát được nguy cơ thất bại trong event, nhất là khi phải kết hợp với rất nhiều ekip thì việc điều phối, chỉ đạo của sự kiện Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, quyết đoán, chính xác. Để kịp thời ứng phó với một vài tình huống nguy cơ thất bại, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với những ekip tổ chức chương trình. Mặt khác, chúng ta có thể chọn một số vị trí phù hợp để có tầm nhìn bao quát sự kiện. Khi có sự cố phát sinh, tốc độ ra quyết định sẽ định đoạt kết quả của việc giải quyết sự cố.



Một lưu ý nữa, khả năng ra quyết định của sự kiện Manager còn phụ thuộc khá nhiều vào cơ chế của một agency. Với một số công ty tổ chức sự kiện có quy mô lớn thì cơ chế độc lập cho một vài ekip rất hoàn chỉnh và tính chịu trách nghiệm của các cá nhân cao, do đó khả năng ra quyết định độc lập cũng được rèn luyện rất nhiều.