Diễn tả sự kiện

Điều chủ yếu là cung cấp cho bạn đọc proposal sự kiện một cách tổng quan nhất về event sẽ diễn ra. các event không cần giải thích, giới thiệu nhiều vì chúng khá thông dụng. Tuy nhiên không thông minh khi dựa vào tiêu đề của sự kiện để làm rõ mục tiêu hướng đến của nó. Trong khi cung cấp cái nhìn tổng quan cho người đọc, cần phải giới thiệu nhóm mục tiêu, (các) nhóm đích đến chính, các mục tiêu cần đạt được khi điều hành sự kiện và, nếu event này hơi khác so với những sư kiện bình thường nên cung cấp cho bạn đọc hình ảnh về tinh thần những gì các event sẽ được diễn ra. Một mô tả đầy đủ hơn về chương trình event được giải quyết xem xét riêng (xem bên dưới).

Kinh nghiệm của Nhà thầu sự kiện

tổ chức, đơn vị đấu thầu cho event này nên mô tả về kinh nghiệm và năng lực của mình. Điều chủ yếu là bất cứ ai đánh giá hồ sơ dự thầu chắc chắn tin rằng đơn vị đấu thầu sẽ có thể quản lý chương trình một cách hoàn hảo. Proposal nên chứa thông tin ngắn gọn về kinh nghiệm quản lý sự kiện của event team được đề xuất.

Nếu kinh nghiệm trong dàn dựng các sự kiện bị nhà thầu giới hạn thì nên đề cập đến bất kỳ kinh nghiệm quản lý, quản lý dự án hoặc phối hợp trong lĩnh vực khác. Trình độ của những người trong đội quản lý sự kiện cũng là bằng chứng hữu ích nên đề cập đến.

Địa điểm và Cơ sở vật chất

người đọc Proposal sẽ muốn biết địa điểm đó có phù hợp cho event hay không. Proposal nên phác thảo tất cả các cơ sở có sẵn tại địa điểm, tất cả mọi thứ từ nhà vệ sinh đến bãi đỗ xe. Đối với các event trong nhà nên mô tả rõ: bề mặt, ánh sáng, điều hòa không khí, chỗ ngồi, thiết bị điện tử. Đối với các sự kiện ngoài trời: mức độ bảo trì trên sân, chỗ ngồi và bóng cho khán giả, hàng rào, thoát nước và đèn pha là xứng đáng đề cập đến. Sơ đồ, hay còn gọi là layout để nhà thầu có cái nhìn tổng quan hơn về địa điểm đó. Hình ảnh cá tính năng, đặc điểm nổi trội của địa điểm được chọn mang lại.

Cần phải có giới thiệu chi tiết về những gì hấp dẫn đối với những người tham gia sự kiện và cách địa điểm sẽ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của event. Trong đó bao gồm cả những người biểu diễn, quan chức và khán giả.

Đừng quên đưa thông tin về phương tiện công cộng đến địa điểm, và bãi đậu xe cho những người đến bằng xe hơi.

Nếu địa điểm đã thực hiện các event hao hao trong quá khứ, bạn nên đề cập đến điều này.

Chương trình event

Thường có trường hợp câu lạc bộ hoặc chủ nhà không có điều gì để nói về việc thiết lập chương trình cạnh tranh khi ngày tháng được ấn định bởi cơ quan quản lý thể thao.

Tuy nhiên, ở giai đoạn đầu của đấu thầu, proposal sự kiện có thể đề xuất một chương trình cạnh tranh về số ngày, số ngày bắt đầu và ngày kết thúc việc set up. Điều chủ yếu là các nhà hoạch định chính sách phải biết tận dụng tốt thời gian trong ngày.

Cũng nên xem xét rằng chương trình cần bao gồm các sự kiện nghi lễ với các quan chức thăm viếng có thể đưa ra lời phát biểu hoặc trao giải thưởng hiện tại. Hơn nữa nhóm thầu event có thể đề xuất giải trí "bổ sung" về bắt đầu hoặc kết thúc chương trình.

Ngân sách event dự kiến

Câu lạc bộ hoặc đơn vị đấu thầu cho event này nên dự thảo ngân sách về thu nhập và chi tiêu. Điều chủ yếu là một ngân sách như vậy là thực tế và vì thế cần phải có một vài sự cân nhắc để đề xuất các nhà tài trợ chưa chính thức hóa bất kỳ thỏa thuận tài trợ nào.

Câu lạc bộ hoặc thực hiện thắng thầu có thể có được một khoản tài trợ từ cơ quan thể thao thể thao để giảm bớt đa số chi phí nhất định có khả năng xảy ra. Tuy nhiên, cũng có một kỳ vọng rằng câu lạc bộ chủ nhà hoặc đơn vị event sẽ có cơ hội kiếm tiền thông qua quán ăn, quầy bar, gây quỹ và bán hàng. Những hình thức thu nhập này nên được đề cập đến trong ngân sách trong proposal sự kiện.