RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham gia một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có một số đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong một vài tiêu chí quan trọng để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

tổ chức lễ khai trương showroom

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng 6 thông tin về khách hàng, 4 thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

5 nội dung về RFP meeting

5 công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một cách thức rất chu đáo phải hỗ trợ rất lớn cho một số người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành nhiều proposal tốt nhất.

công ty tổ chức tất niên



Tuy nhiên, nhiều công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. nên khi họ cần thực hiện một event nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày những thông tin rồi giao phó cho Agency, còn bản thân họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối phổ biến của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng sự kiện mà bạn có thể chọn một số nội dung chủ yếu để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là các vấn đề sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi thực hiện event nên làm được điều gì?

Thông tin cơ bản về nội dung event: Mục đích, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham gia đích đến...

Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải

6 hoạt động cơ bản cần có

6 yêu cầu cơ bản đối với nhà thực hiện

một số yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ nên nên có, MC nên nên mời, địa điểm cần nên chuẩn bị, nhiều tiện ích nên có...

vấn đề truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp thêm, thực hiện 3 hạng mục nào trong số một vài hạng mục cần làm ở sự kiện này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

Một số khách hàng, chương trình tiêu biểu/ hao hao mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu nên thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal tốt

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp) để khám phá kiếm 5 Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp phù hợp cho event.