Để thực hiện một event cần phải hiện tổ chức hàng loạt một vài công việc trước đó, một trong nhiều công đoạn đầu tiên và cực kỳ chủ yếu đó là lên kế hoạch cho event. Đây là quá trình mà người tổ chức event phải tính toán thật kỹ lưỡng, bởi lẽ một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình thực hiện diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được một vài vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra những tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người thực hiện sự kiện nào cũng cần nên quan tâm, người tổ chức sự kiện phải tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề dễ dàng chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được nhiều quy luật phát triển kể cả bên trong và bên ngoài, phải hiểu rõ đối tượng tham dự event. Bên cạnh đó là những yếu tố về mục đích của sự kiện, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia event, chủ đề của event….

công ty tổ chức tất niên

Để có thể giúp đỡ bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ nhiều nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua những câu hỏi sau đây:

1. Khi thực hiện sự kiện này, đích đến của khách hàng của bạn là như thế nào? đích đến của event ra sao?

2. event dự định sẽ được tổ chức ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? ở trong nhà hay ngoài trời?

công ty tổ chức sự kiện tất niên

3. sự kiện được thực hiện thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc sự kiện diễn ra được dự báo là như thế nào?

5. Hoạt động của mỗi event hay mỗi chuỗi sự kiện được tổ chức theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, đến hoạt động nào?

6. Nhóm tổ chức event gồm những ai? Quan hệ giữa họ là gì (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách tổ chức event là như thế nào?

8. Phương tiện cho nhóm thực hiện sự kiện gồm một vài gì?

9. Nhóm thực hiện event gồm đa số ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao?

10. Phương tiện cho những người tổ chức sự kiện sử dụng – gồm một vài gì?

11. Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là một số ai? nhiều hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là một số ai? nhiều hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức event)?