Đối với những event được thực hiện ở một vài tỉnh, một số chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với các event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với một vài chuyến đi xa như thế này thì nên nên có một vài chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team thực hiện event đó bởi vì có vô cùng nhiều chi phí phát sinh mà nếu như không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn nên thêm đa số khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia đa số phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là rủi ro đầu tiên mà một số nhà tổ chức event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).tốt nhất bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời đa số câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, tại bao nhiêu ngày, có thể ở thêm người một phòng khách sạn hoặc là không (có nhiều khách sạn tại một vài tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại một vài hơn dự định). Về rủi ro ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi thực hiện event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Mua sắm vật dụng: Có các vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm ở hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức tốt nhất là kiểm tra thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, nguyên nhân vì đôi khi quá đa số việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không phòng ngừa.

Trên đây là một vài rủi ro cần lưu ý khi tổ chức nhiều event tại đa số địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ nguyên nhân vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng các lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong nhiều ngày đầu làm công việc thực hiện sự kiện ở tỉnh xa.