Với năng lực hiện ở của một vài đơn vị thực hiện sự kiện Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả các thiết bị, vật dụng cho một chương trình thực hiện event. Và một số đơn vị tổ chức event sẽ chọn cách hoặc thuê ngoài hoặc tự thuê mướn. những người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành một số thiết bị đó là cách thức để tiết kiệm chi phí cho event. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất lớn điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

cong ty to chuc su kien tat nien

Hầu như với tất cả những hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý sự kiện tốt nhất hơn. Trong số một vài dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có một số hạng mục được thuê ngoài các, cụ thể:

rủi ro con người, nhân sự: Một team thực hiện chương trình sẽ có nhiều người thực hiện và chịu trách nhiệm chính và nhiều người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hoặc là đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê một số bạn PG cho event đó. Và để đa số bạn PG làm tốt nhiệm vụ của mình tại sự kiện, bạn hoặc đồng nghiệp của bạn sẽ nên làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất lớn. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình thực hiện chương trình chẳng hạn.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Và bạn còn phải nhân lên rất lớn thời gian “lãng phí” này bởi vì bạn không nên chỉ làm việc với nhóm PG mà còn nên làm việc với các ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi nên “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ tới đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp nào đó và chú tâm vào đa số việc khác chủ yếu hơn để đảm bảo thành công cho sự kiện.

Trang thiết bị

Trang thiết bị tổ chức event có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong nhiều event có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… một vài vật dụng này thường một số công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. những nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và thứ khiển một vài thiết bị, và người thực hiện event sẽ không nên bận tâm tới việc vận hành nhiều thiết bị này nếu tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi đây là hạng mục chủ yếu và mất tương đối nhiều thời gian.