Có rất nhiều tình huống khác nhau xảy ra kho tổ chức chương trình, người điều hành giỏi phải cách nào để dù có chuyện gì xảy ra đi nữa thì chương trình vẫn kết thưc đúng thời gian và đầy đủ các nội dung mấu chốt, làm được mục tiêu diễn ra của sự kiện. Chúng ta cùng tìm hiểu xem mọi người thường làm như thế nào nhé.
bán cổng hơi sự kiện
Chuyện mời lúc 7h00 nhưng tới tận 7h30 mới có người tới là chuyện bình thường. Có bao giờ bạn thấy trong thiệp mời đám cưới lúc 11h00 mà lúc đó khách mời vẫn còn đang trang điểm hay không? Chắc bạn chẳng lạ gì với đa số câu chuyện trên rồi. Đây cũng là một “thử thách” của những nhà tổ chức event. Muốn sự kiện thành công thì phải có khách mời, có khán giả nhưng nếu như chờ đợi họ mà trễ thời gian của bản thân thì sẽ ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu và kéo theo hàng loạt đa số tiết mục sau đó trễ giờ. Không đa số vậy, điều này còn ảnh hưởng tới uy tín của nhà thực hiện đối với những khách mời đã thu xếp thời gian đi đúng giờ.

Vậy phải cách nào đây? vô cùng nhiều người chọn phương pháp khắc phục là hẹn "trừ hao”, tức là nếu chương trình diễn ra lúc 10h30 thì họ sẽ hẹn khách rằng chương trình sẽ bắt đầu lúc 10h để họ đi trễ nữa là vừa kịp thời gian bắt đầu chính thức của bản thân. Tuy nhiên đây hoàn toàn không phải là một phương án ưu điểm. Nó sẽ khiến cho đa số vị khách tôn trọng bạn đi đúng giờ cảm thấy khó chịu bởi phải chờ đợi.

Vậy xử lý như thế nào với các tình huống như thế này?

Một trong những phương pháp mà được áp dụng đó là “khởi động” trước khi sự kiện diễn ra bằng đa số tiết mục như hát, trò chơi, giao lưu, làm quen giữa những khách mời, khán giả với nhau… Trong thời gian này chúng ta sẽ tận dụng nó như thời gian chờ đa số người đến trễ, chương trình vẫn đảm bảo diễn ra đúng giờ đúng không nào.
cho thue pg
Về lâu dài, hãy “tập” cho mọi người việc tới event đúng giờ. nếu như tất cả những chương trình định kỳ bạn đều thực hiện đúng giờ, bạn đầu có thể người ta tới trễ khoảng 30 đến 45 phút. Nhưng một, hai lần tiếp theo họ sẽ đi đúng giờ nguyên nhân vì họ biết rằng chương trình của bạn sẽ luôn diễn ra theo giờ quy định.

Một trong các cách thức để “rèn luyện” tính đúng giờ đó là đóng cửa khán phòng sau một khoảng thời gian nhất định khi chương trình bắt đầu, có thể là 10 hay 15 phút. Đây là một sự từ chối lịch sự đối với những người tới trễ. Tuy nhiên, bạn hãy áp dụng phương án này một cách thức phù hợp với các loại sự kiện khác nhau nếu không có thể sẽ ảnh hưởng đến mục đích cuối cùng của event.