Để nâng cao hiệu quả công việc, tôi xin phép được chia sẻ với những bạn 05 ứng dụng và phần mềm mà tôi và các đồng nghiệp đang sử dụng đã giúp ích rất nhiều trong công việc tuyển dụng (Headhunting).

1. Cloud Apps (Dropbox, Google Drive, OneDrive)

Thực sự tiện lợi khi bạn có thể cập nhật và sử dụng: CVs, JDs, Client list, forms,… trên tất cả những thiết bị mà bạn đang sử dụng như smartphone, laptop hoặc desktop mọi lúc, mọi nơi. rất tiện dụng trong trường hợp gấp bạn có thể gửi ngay contract đến khách hàng, JDs đến ứng viên bạn thấy tiềm năng hoặc vừa điện thoại cho bạn, hoặc là có contact của ứng cử viên ngay khi bạn đang không ở kế bên chiếc PC.



Bạn có thể sử dụng Google Drive, Dropbox, OneDrive…Tôi sử dụng Dropbox để lưu trữ các documents còn Google Drive để lưu trữ emails.

2. Evernote - Cách dùng Evernote

Một ngày bạn gửi bao nhiêu email cho ứng viên để giới thiệu về Job? Bạn gửi bao nhiêu email đến potential clients? Và bạn mất bao nhiều thời gian cho các công tác đó? Và tôi tin rằng bạn còn rất nhiều những công việc khác như thư mời phỏng vấn, thông tin chi tiết về hợp đồng dịch vụ, những email cần trả lời cho ứng cử viên phù hợp hoặc không phù hợp…

Tôi dùng Evernote để tạo tất cả các format thiết yếu phải sd hằng ngày (có thể bạn sử dụng thường xuyên 5 lần 1 tuần – bạn có thể tạo 1 format) và như thế mỗi lần cần gửi email, tôi đều có thể lấy ra sử dụng mà không phải viết lại. Evernote rất nhanh và tiện dụng – bạn có thể sử dụng trên nền móng web/cài trên PC hoặc trên smartphone.



Một khả năng nữa là takenote của evernote – khi trao đổi với khách hàng, ứng viên, meeting team,… tôi đều note trực tiếp vào evernote mà không cần note lại vào giấy, tiếp theo đó sao chép lại các thông tin đó vào các file quản lí riêng.Và còn rất nhiều chức năng khác, bạn hãy khám phá Evernote.

3. Calendar App

Một tuần trôi qua, bạn tiếp cập được 3 khách hàng, gửi được 2 shortlist, công tác quá nhiều và bạn không biết tập trung vào các nhiệm vụ, task, hay Search Assignment nào cả. Vậy làm thế nào để có thể quản lí thời gian hiệu quả hàng ngày, hàng tuần, tháng… Calendar Apps là biện pháp cực kì hiệu quả dành cho bạn.



Tất cả các hoạt động can hệ đến Business development, Mapping, Searching, Hunting call, Phone Interview, Face to face interview, client Interview, Email marketing, admin task… bạn hãy đưa lên calendar và hãy chia thành các block thời gian. Khi bạn chia những activities của bạn thành những block thời gian – bạn sẽ đơn giản tập trung và hoàn thiện công tác. Calendar cũng giúp bạn ghi nhớ và nhắc nhở tất cả các cuộc hẹn hay activities của bạn, đồng bộ hóa trên smartphone và Web.



tư nhân tôi đang dùng Google Calendar, bạn có thể sử dụng Apple Calendar, hoặc Outlook đều có tích hợp chức năng Calendar nên PC and Smartphone.

4.Task Manager Apps (Todoist, Wunderlist, Trello, Asana)Thách thức không nhỏ khi bạn là một headhunter hay nhà tuyển dụng bận rộn chính là Multitasking: Bạn đang sourcing ứng viên thì khách hàng gọi đến, sếp hỏi về báo cáo tuần, đồng nghiệp hỏi một số thông tin về search assignment mới… trong lúc đang trao đổi thì một loạt các task mới hiện diện + các ý tưởng cho công việc. Thông thường chúng ta sẽ take note và trong 1 cuốn sổ, sau đó xếp đặt các tasks, xác định thời gian thực hiện và tiến hành thực hiện. Đôi lúc chúng ta thường quên hoặc bỏ qua, hoặc thời gian quá hạn mới nhận ra là một số tasks quan trọng chưa được thực hiện. Đây là 1 trải nghiệm không hề dễ dàng với những headhunters có background là engineering (như tôi) hoặc không có nhiều kĩ năng về task managements.



biện pháp để khắc phục những vấn đề trên, hỗ trợ bạn ghi nhớ, xác định thời gian, nhắc nhở bạn khi nào cần thực hiện đó là Task Managers.Với giao diện được xếp đặt khoa học, những Task Managers sẽ hỗ trợ tối ưu cho người dùng trong việc lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện từng nhiệm vụ (task) để đạt hiệu suất cao trong công việc và cuộc sống, và thêm nữa là phóng thích sức nặng cho bộ não của bạn. Đồng nghiệp và tôi đang sử dụng Todoist hoặc Wunderlist. Bạn cũng có thể chọn lọc Asana nếu team bạn cần làm việc nhóm liên tục khi triển khai một dự án tuyển dụng lớn.

5. Email Apps (Outlook, Cloud Magic, Gmail)

Sức mạnh của công nghệ và internet cộng với thiên hướng hiện tại đôi lúc đã xóa nhòa tư duy 08h làm việc tại văn phòng – bạn sẽ nhận được email của khách hàng về lịch phỏng vấn lúc bạn đang ăn cơm tối cùng gia đình, bạn nhận được sự đồng ý của ứng viên rất tiềm năng tham gia lịch phỏng vấn vào chiều ngày mai lúc bạn dàn những khoảng thời gian cho gia đình vào cuối tuần… Tôi hiểu cảm giác của các bạn khi bạn check email đó chậm nửa ngày. Nếu những bạn đang là Headhunter hoặc bạn có 1 khối lượng tuyển dụng cực nhiều – với tính chất là một công tác mang tính dịch vụ đến với cả các khách hàng của bạn hay khách hàng nội bộ (những phòng ban trong công ty): giận dữ nhanh (hồi đáp nhanh) sẽ là một lợi thế rất lớn của bạn. Email Apps sẽ gúp bạn điều đấy!



Email apps sẽ hỗ trợ bạn phóng thích công việc và sự phụ thuộc những cách làm việc “bắt buộc” trên PC! Bạn có thể dùng Outlook, Clound Magic hoặc Gmail, tất cả đều free trên những Appstore.

6. Social Media Apps (LinkedIn, Facebook, Viber, Skype, Whatapp, Zalo…)

Tiếp cận với khách hàng và người tìm việc, giữ thông tin giao thông thường xuyên – cách nào là thực thụ hiệu quả nhất và nhanh nhất, nhận được phản hồi hăng hái sớm nhất? Câu giải đáp là: Tôi chưa tìm ra. thêm vào đó bạn hãy đa dạng hóa phương thức tiếp cận: Một số khách hàng/người tìm việc thích chat qua Skype, trò chuyện qua facebook, Zalo, Skype… hãy sử dụng những apps mà phù hợp với từng sở thích Cá nhân khách hàng/ ứng viên.



Vậy sau lần trao đổi đầu tiên bạn có thể hỏi: “Cách nào để em có thể chuyện trò vào trao đổi với anh chị được thuận tiện nhất, điện thoại trực tiếp, email hay qua skype…?”

Thêm nữa Social Apps sẽ là một trong các cách mà bạn có thể vun đắp mối quan hệ bền chặt và thường xuyên với key clients hoặc most placement candidates.