Khách mời là thành phần có vị trí vô cùng quan trọng đối với một sự kiện vì nó quyết định event đó có hoàn hảo hoặc là không. Chính bởi vậy hầu hết những ai làm trong nghề tổ chức sự kiện đều biết rằng việc chủ yếu nhất khi thực hiện sự kiện đó là làm sao để khách mời cảm thấy hài lòng chỉ như vậy event mới được gọi là hoàn hảo.

Tổ chức lễ khánh thành

Vậy làm sao để quản lí khách mời tham gia event đạt hiệu quả? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số biện pháp mà chúng tôi trình bày dưới đây.

Khách mời tham gia event của bạn gồm những đối tượng nào?

Nếu khách hàng của bạn giao nhiệm vụ lên danh sách khách mời tham dự sự kiện cho bạn thì bạn chuẩn bị sẵn một chiến lược để lựa chọn khách mời tham gia sự kiện hợp lí, đạt hiệu quả cao trong sự kiện. Sau khi làm việc với khách hàng bạn sẽ có một danh sách ban đầu với khá chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức hàng đầu nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Chuẩn bị sẵn một khu vực check in cho khách mời

Hầu hết những khách mời khi tham dự bất kì event nào cũng đều muốn check in event mà bản thân tới bởi lẽ thế hãy sắp xếp một khu vực riêng để khách mời có không gian check in riêng. Nếu như event của bạn có sự tham dự của khách VIP hay giới truyền thông bởi lẽ đây là những nhân vật cần được quan tâm nên cần sắp xếp một bàn riêng cho các nhân vật này. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc.

Chú ý tới sự an toàn của khách mời

Nếu sự kiện của bạn được thực hiện trong một nhà hàng thì việc quản lý khách mời rất dễ dàng nhưng nếu địa điểm là khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản.

công ty tổ chức tất niên

Bởi lẽ tại đó diện tích không lớn, ánh sáng mờ không gian chật hẹp, bàn ghế sắp xếp không theo một trình tự nhất định nên bạn cần bố trí thật khá nhiều bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình buổi tiệc diễn ra. Đối với không gian này bạn nên lưu ý thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển.