Hầu hết các doanh nghiệp khi tổ chức event họp báo, hội nghị với mục đích giới thiệu cũng quảng bá cho hình ảnh của doanh nghiệp mình đến với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính bởi thế hầu hết các doanh nghiệp này phải làm sao để event được diễn ra thành công tốt đẹp và phải thật ấn tượng. Có như thế thì những khách mời tham dự mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để tiến triển sau này.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Vậy event họp báo, hội nghi được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Bước này là bước chủ yếu nhất bởi lẽ đây là tiền đề để thực hiện những bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được mục đích cũng như chủ đề của event thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn ý tưởng thiết kế cho sự kiện, cần phải sử dụng các loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham gia event gồm thành phần là những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của event hay không.

Thông thường thì hầu hết event như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự bởi vì hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa các dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch tổ chức event bao gồm các thông tin như yêu cầu của event, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào, kinh phí cần thiết để tổ chức là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

Sự kiện này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt những việc như truyền thông, quảng bá, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng cần thiết là bạn nên chuẩn bị những dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

dich vu to chuc le khai truong

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của họ. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí nhân viên ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như những ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.