“sổ viết công việc”, đây không phải lần đầu mình sử dụng khái niệm này. Mình từng khuyến khích nhiều bạn mà mình gặp nên viết “nhật ký công việc”, và hãy nghĩ rằng Page “Mỗi tuần 1 công việc” là 1 kiểu “nhật ký công việc”.
“Nhật Ký Công Việc” Là Gì?
“Nhật ký công việc” (work journal) là những ghi chép hằng ngày về trải nghiệm, suy nghĩ, cảm xúc trong công việc mà bạn trải qua trong một ngày. Kể cả được nhắc đến trong các nghiên cứu nhiều, và nhiều người biết được ứng dụng của nó nhưng không phải ai cũng sử dụng, dù là ở quốc gia nào. Đối với Việt Nam, ‘nhật ký công việc’ có lẽ cũng khá xa lạ, bị hiểu sai, hoặc có được áp dụng nhưng không thường xuyên. “Nhật ký công việc” hay “Nhật ký học tập” (Learning journal) hiện mình đang sử dụng với nghĩa như nhau.
Vậy thì lí do gì nên có “nhật ký công việc”? Viết gì trong đó? Và nên được sử dụng ra sao?
Lợi Ích Của “Nhật Ký Công Việc”
Hầu như mỗi ngày trong gần 3 năm qua mình đều viết những điều mình làm, không làm, mình thấy, nghe, đọc được hay suy nghĩ, cảm nhận, bất kể ngày ấy là ngày nghỉ hay ngày làm việc, và tất nhiên, không phải chỉ kiểu cập nhật trạng thái trên Facebook. Với cá nhân mình, việc ghi chép lại như thế giúp mình:
Hiểu được bản thân
Những ngày đầu viết, mình viết dường như để cho người khác đọc, không phải để cho mình đọc, và như thế trở nên gượng ép, cố moi ra ý để viết, thậm chí nói sai đi để nó trông hay ho hay nói cách khác mình không trung thực với bản thân. Càng viết, mình càng nhận ra tầm quan trọng của việc trung thực với bản thân, và lúc này “sổ nhật ký” mới thực trở thành “nhật ký”. Mình viết đúng hơn với những gì mình nghĩ, cảm và lúc ấy mình thấy rõ hơn 1 ngày làm việc mình đã có gì tốt, chưa tốt, cái gì có thể làm tốt hơn, cái gì có thể lược bớt; ngoài ra, mình cũng thấy được sự tiến triển của bản thân ra sao mỗi lần đọc lại, dù cũng không thường đọc lại.
Nhưng như hiện giờ, mình đọc lại và thấy là mình cũng đang ham muốn nhiều quá, viết xuống kiểu như viết cho có nhiều hơn là viết trung thực và chân thành với bản thân. À, có mục tiêu để đạt với chuyện ham muốn đơn thuần khác nhau nha, cái này lúc khác sẽ nói.
Lưu giữ ý tưởng nguyên bản
Mình không có trí nhớ tốt, hoặc có tốt đi nữa thì cũng có giới hạn, nên ghi nhận lại là cần thiết. Bản thân mình hay nghĩ ra cái này, cái này, hoặc suy ra điều này điều kia mà nếu không kịp ghi nhận, mình sẽ quên. Mình cũng không sợ bị ăn cắp ý tưởng, bởi ý tưởng sẽ mãi là ý tưởng nếu không được hiện thực hóa, và mình không phải là người duy nhất có ý tưởng ấy, nên chẳng cần phải tưởng bở và giữ khư khư. Nhân tiện, mình từng bị chị đồng nghiệp người Mã Lai la “tao không biết mày giỏi ghi nhớ cỡ nào, tao thấy việc mày không có giấy bút gì khi đi họp và không ghi lại là không nên, bla bla bla”, nhưng đó là chuyện 5 năm trước rồi. Sau đó bắt đầu ghi chú thường xuyên hơn và giờ thích lúc nào cũng có sổ bên cạnh, cuốn sổ của mình giờ cũng khác lắm rồi.
“Sổ nhật ký công việc” giúp cho mình lưu giữ những ý tưởng, viết lại, phác thảo, vẽ ra chúng từ những gì sơ khai nhất đến thậm chí thành hình và phát triển, như Travelearn, TUIx Talks, DocuEdu, hay sắp tới đây là chương trình Giáo dục tài chính, một chương trình dài hơi và không có kết thúc, so với những lần trước chủ yếu là dự án ngắn hạn.
Viết “nhật ký công việc” cũng làm giảm nguy cơ ý tưởng, ký ức bị thay đổi sau một thời gian viết lại. Chẳng hạn, lúc này mình viết lại về những gì xảy ra thì mình không còn ghi nhận, phản ánh đúng những gì mình đã nghĩ, đã cảm lúc ấy nữa, nên tính chính xác giảm đi nhiều. Đây cũng là lí do mình không nghĩ đến chuyện viết sách nữa, bởi người kể lại lúc này, không còn là người lúc sự kiện xảy nữa rồi. Nếu có, thì sẽ là chuyện bây giờ, hơn là chuyện hồi xưa.

Xem thêm: địa chỉ bán sổ lưu niệm đẹp giá rẻ TPHCM
Giúp mình duy trì được thái độ tính cực
Như mình kể ở ý 1, mình có thể thấy được sự tiến triển của bản thân và điều này rất quan trọng cho thái độ tích cực của mình. Động lực quan trọng nhất trong công việc là thấy được sự tiến bộ của mình. Mình không quan trọng tiến bộ ấy lớn hay nhỏ, miễn sao có tiến bộ là tự nhiên thấy vui hơn, thích thú hơn với công việc và cũng nhờ đó mà có thể làm tốt hơn. Chính “nhật ký công việc” cho phép mình thấy được những tiến bộ trong cách làm, cách suy nghĩ, cách quản lý cảm xúc, … và nhờ đó mình có tư duy tích cực hơn.
Còn có những lợi ích khác nữa với khả năng tập trung, sự cam kết với bản thân, tính kiên trì, giảm bớt lỗi, … hoặc bạn cũng có thể nhận ra những điều khác nữa khi tự thực hiện.
Còn gì nữa ta? “Nhật ký công việc” còn giúp mình
  • Dễ dàng hơn trong thiết lập kế hoạch, mục tiêu cho bản thân và công việc
  • Ghi chú hiệu quả hơn; có những lúc mình viết về tập hợp có lựa chọn những ghi chú trong ngày, việc ghi chú hiệu quả giúp mình viết nhật ký tốt hơn, thực hiện “reflection” cũng hiệu quả hơn, thế nên cách viết nhật ký gây sức ép nhè nhẹ để tập ghi chú cho bài bản, hấp dẫn, rõ ràng và dễ hiểu
  • Thuần thục hơn cách thuyết trình kể chuyện
  • Trở nên “critical” hơn với bản thân và những gì mình tiếp nhận, đỡ bị “dụ” hơn, giờ thì chắc mình đi “dụ” người ta quá
  • Có thêm bộ từ vựng hình ảnh để triển khai khi cần, nhất là khi muốn làm storyboard cho bài thuyết trình
  • Trình bày vấn đề rõ ràng, rành mạch hơn
  • Thoải mái hơn, viết cũng là 1 cách trị liệu mà
  • Nhìn lại các việc đã hoàn thành trong ngày để còn tưởng thưởng cho mình nữa chứ
  • chắc còn nữa, không nhớ ra được ngay đâu


Nên Viết Gì Trong “Sổ Nhật Ký Công Việc”?
Bạn có thể xem lại những bài viết đã qua bằng cách vào xem trong các album hình ‘Timeline photos’ hoặc ‘Mobile uploads’. Mình tóm tắt vài nội dung mà mình viết lại, có những điều mình không viết, giữ lại cho mình, nhưng đến 90% là có gì viết nấy, vẽ ra hoặc phác thảo lại:
  • Những gì đã làm trong ngày, với ai, ở đâu, chuyện gì xảy ra, cảm xúc lúc ấy ra sao
  • Những gì học được trong ngày
  • Những ý tưởng (nếu có) đến lúc nào, nhờ đâu
  • Những kết quá có được, những thành công hoặc chưa thành công trong ngày

Việc viết xuống như quá trình tự soi mình nên mình luôn cố gắng để:
  • Trung thực nhất có thể ở cả việc đã làm, lẫn cảm xúc đã-đang có
  • Viết vì mình chứ không phải vì người
  • Viết rõ ràng, rành mạch
  • Không nhất thiết logic nhưng phải đúng, tức có gì nói nấy
  • Cứ viết cho dù cảm thấy ngày ấy chẳng có gì đặc biệt

Mình biết có lợi như thế, biết nên viết gì, vậy sử dụng thì như thế nào?
Dưới đây là những điều mình đã đang làm hoặc dự kiến làm
  • Đọc lại các bài viết. Hồi mới làm “Mỗi tuần công việc”, mình còn hay đọc lại, còn giờ thì ít khi lắm.
  • Theo dõi sự phát triển của 1 ý tưởng hay có ý tưởng nào từng viết mà giờ quên rồi
  • Theo dõi sự thay đổi cảm xúc, cách làm của bản thân khi đối mặt với 1 vấn đề, công việc, kiểu người, …
  • Theo dõi những tiến bộ của bản thân
  • Tìm cách để làm tốt hơn, duy trì được trạng thái tích cực trong thời gian dài
  • và còn nữa

Mình cho rằng “sổ nhật ký công việc” rất hữu ích và quan trọng. Chỉ cần 10 phút mỗi ngày, hoặc nhiều hơn càng hay, để viết, vẽ lại nhưng những gì nó mang lại sau đó là hiệu suất làm việc, hiệu quả công việc và những lợi ích khác về tinh thần, đời sống. Bạn cứ thử đi, dễ mà.
Nguồn: Cách Ghi Sổ Nhật Ký Có Mật Mã Hàng Ngày Hiệu Quả