Lễ khởi công dự án hay lễ động thổ là sự kiện hết sức quan trọng được tổ chức trước khi bắt đầu thi công công trình. Quy mô của công trình sẽ là yếu tố quyết định tầm cỡ của sự kiện. Do những ý nghĩa to lớn mà lễ khởi công mang lại nên bất cứ chủ đầu tư nào cũng đều chú trọng việc tổ chức buổi lễ. Dưới đây là một số điều cần tránh trong việc chuẩn bị tổ chức lễ khởi công xây dựng, các doanh nghiệp cần để ý.

Xem thêm: tổ chức sự kiện vietlink

Không nắm được số lượng khách mời
Trước khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, doanh nghiệp cần đánh giá đặc tính của công trình để chọn lựa những khách mời quan trọng sẽ dự. Và dự trù số lượng khách mời có thể nảy sinh trong khâu truyền bá sự kiện.
Nắm được số lượng khách mời sẽ giúp chuẩn bị đầy đủ các hạng mục như: chọn lựa không gian tổ chức; số lượng bàn ghế cần thuê; chuẩn bị nước, kẹo bánh và có khi cả đồ ăn mặn. Nếu bỏ qua khâu này, có thể bị vỡ kế hoạch khi chẳng thể đáp ứng đủ số lượng khách mời lớn, hoặc thừa gây hoang phí trong quá trình tổ chức lễ khởi công.

Khâu chuẩn bị sơ sài
Chuẩn bị qua loa là lỗi thứ 2 các doanh nghiệp thường mắc phải. Việc lên kịch bản thiếu nội dung; không có thời kì cụ thể; không phân công công việc cho từng người… dẫn đến nguy cơ cao toàn bộ sự kiện sau đó sẽ diễn ra không có sự thống nhất.

Trong khâu trang hoàng hay lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng cần lưu ý theo dõi cẩn thận để tránh xảy ra trường hợp “thừa đầu thiếu đuôi”. Thiết bị không hiệp gây ảnh hưởng đến bộ mặt sự kiện và cái nhìn của khách mời. Điều quan yếu nhất có lẽ là đón tiếp khách mời cần nhã ý, vồn vã; từ việc đón khách, nơi để xe, dẫn khách đến chỗ ngồi,… Điều này sẽ để lại ấn tượng đầu tốt đẹp với khách mời, giúp khách mời có thể bỏ qua những sơ sót nhỏ trong chương trình lễ khởi công sau đó.

Không lên kế hoạch phòng ngừa
Bất kỳ kế hoạch nào cũng có thể xuất hiện những tình huống không chờ mong. Một cách chuyên nghiệp thì cần có đến 2-3 dự trù và khắc phục rủi ro đối với kịch bản lễ khởi công. Ví dụ như: không thuê được bộ âm thanh ánh sáng mong muốn; MC có việc bận đột xuất; Tiết mục, trò chơi không hợp với đối tượng khách mời có mặt cốt yếu hôm đó…

Việc không lên kế hoạch phòng ngừa sẽ khiến khách mời đánh giá công ty thiếu chuyên môn, không có nhiều kinh nghiệm và ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp, tập đoàn trong trường hợp có sự cố thật sự xảy ra.